În unele companii din România, oamenii încă își scriu ora de sosire într-o condică pe hârtie. La final de lună, cineva adună condicile din zece locații, pierde zile întregi ca să mute orele în Excel și să sune angajații ca să afle unde au fost într-o anumită zi. În altele, platformele de HR încep deja să verifice automat pontaje, concedii, documente și reguli interne, iar agenții AI se pregătesc să ducă lucrurile și mai departe: să detecteze erori, să explice riscuri, să aprobe cereri simple și să lase oamenilor de HR mai mult timp pentru munca pe care doar ei o pot face.
Munca de HR se schimbă deja. Nu într-un scenariu apocaliptic în care oamenii dispar din ecuație, ci într-unul mai concret și mai urgent: o parte din administrația care le mănâncă astăzi timpul oamenilor de HR poate fi automatizată, în așa fel încât valoarea lor să se mute și mai clar acolo unde e cu adevărat nevoie: în decizii, procese, cultură organizațională și relația reală cu oamenii.
Papervee, o platformă românească de HR dezvoltată de trei antreprenori din Sibiu, lucrează deja cu peste 500 de companii din România și din afara țării. Sistemul adună în același loc pontaje, concedii, programe de lucru, documente, contracte, evaluări și sprijin etic în recrutare. Până aici vorbim despre digitalizarea unor procese care, în multe organizații, încă trăiesc separat, în Exceluri, hârtii, foldere sau grupuri de WhatsApp. Următorul pas este mai interesant și mai sensibil: Papervee pregătește agenți AI care vor putea urmări reguli, detecta anomalii, explica riscuri și executa singuri anumite sarcini. De exemplu, pot observa că un angajat nu și-a respectat timpul legal de repaus, pot avertiza un manager înainte ca o problemă să ajungă nerezolvată la finalul lunii, pot aproba automat o cerere de concediu care respectă regulile interne sau pot trimite mai departe cazul, cu explicațiile angajatului și tot contextul, când este nevoie de intervenția unui om.
Aici începe, de fapt, discuția utilă pentru orice om de HR și pentru orice manager care ia decizii despre oameni: nu dacă AI-ul „fură joburi”, ci ce parte din munca de HR mai merită, în 2026, să fie făcută manual. Pentru că, dacă 30-40% din volumul tău de muncă înseamnă mutat cifre, verificat tabele, adunat hârtii și vânat erori, problema nu este doar că AI-ul ar putea, într-o zi, să-ți ia jobul. Problema este că o parte prea mare din jobul tău a rămas blocată într-o muncă pe care tehnologia o poate face deja mult mai repede.
István Domokos, cofondator Papervee, vede schimbarea din interiorul companiilor cu care lucrează:
„Observăm bucuria oamenilor: «Scap de 30-40% din volumul meu de muncă și perioada aceea din zi mi se redă mie ca să fac ceva ce chiar este, în viziunea mea, jobul meu de HR». E cu atât mai important cu cât mulți dintre oamenii pasionați care intră în HR au un șoc: «Eu nu mă ocup de fapt de oameni, nu mă ocup de ce se întâmplă în organizație, am ajuns să mă ocup de Exceluri și hârtii».”
Am vorbit cu István despre ce poate face deja Papervee, ce urmează să poată face prin agenții AI și cât control ar trebui să primească un astfel de sistem într-un departament care lucrează cu date sensibile și decizii importante despre oameni. Pentru că tehnologia poate elibera timp, poate reduce erori și poate face ordine în procese. Dar tocmai de aceea trebuie să știm foarte clar ce îi delegăm, unde o verificăm și unde îi spunem stop.
HR-ul românesc, între condica pe hârtie și mesajul de „am ajuns la lucru” pe WhatsApp
Papervee a pornit dintr-o frustrare proprie. În 2017, István și ceilalți doi cofondatori – Alexandru Măereanu și Claudiu Bozdoghină – conduceau o agenție de marketing digital și software și descopereau, ca mulți antreprenori aflați la început, cum se gestionează procesele din spatele unei companii. Pentru project management sau comunicare găseau ușor instrumente moderne. În HR, unde procesele sunt puternic legate de legislația locală, lucrurile arătau mult mai prost. Câțiva ani mai târziu, această frustrare avea să devină Papervee, propria soluție lansată în 2023.
„Nu găseam un soft de HR care să fie suficient de intuitiv și adaptat felului în care lucrează companiile din România. Ne-a frustrat în primul rând pentru că nu reușeam să ne rezolvăm eficient propriile procese, iar apoi, lucrând cu multe companii locale, am văzut că aceeași problemă apărea și la alții.”
Au construit soluția mai întâi pentru ei și au descoperit apoi o piață mult mai puțin digitalizată decât își imaginaseră. Se așteptau ca primii clienți să vină mai ales din companii de birou, deja obișnuite cu tehnologia. Au ajuns să lucreze însă mult cu retail, producție, agricultură și construcții, exact în zonele în care procesele administrative consumă enorm de mult timp.
„Companiile care au deja câteva Exceluri bine puse la punct sunt, de fapt, excepții. În multe organizații, procesul este încă foarte manual – angajații se trec pe condici fizice, informațiile ajung la final de lună în birou, iar omul de HR trebuie să centralizeze totul, să verifice orele, să clarifice neconcordanțe și să pregătească datele pentru salarizare. Când informația vine târziu și din surse diferite, procesul se poate întinde pe mai multe zile.”
Pentru aproximativ 95% dintre companiile cu care ajunge să lucreze Papervee, primul motiv pentru care caută o soluție este pontajul și raportul care trebuie trimis la salarizare. Poate pare o problemă prea banală pentru un articol despre AI, la prima vedere, dar tocmai aici devine relevantă. Mare parte din timpul unui profesionist poate fi consumat de un proces care nu cere aproape deloc expertiză de HR: adună informații, verifică, caută greșeli și repară retrospectiv o lună de date.
În unele organizații, angajații scriu pe grupuri de WhatsApp „am ajuns la lucru”, iar cineva trebuie să se întoarcă mai târziu prin conversații și să reconstruiască programul fiecăruia. „În astfel de situații, problema nu este nicidecum lipsa de bunăvoință, ci doar lipsa unui sistem stabil. Ai nevoie de un mod de lucru care să-i ajute pe angajați, manageri și oamenii de HR să lucreze cu aceleași informații, la timp și fără reconstrucții manuale la final de lună.”
Aceeași nevoie de simplificare apare și în relația cu statul. Papervee are o conexiune directă cu REGES Online, iar István spune că operațiunile pe care multe companii încă le tratează ca pe un „bau-bau” pot fi gestionate direct din platformă:
„Ai acolo deja istoricul contractual. Ai făcut o modificare, apare o căsuță, apeși să se transmită și este deja în REGES, iar tu știi că ești în regulă. Crearea unui contract individual de muncă, a unui act adițional și transmiterea lor par niște lucruri fantastice când, de fapt, la noi sunt două-trei click-uri.”
Un sistem bine pus la punct scurtează timpul de lucru și reduce dependența de memoria unei singure persoane, de un folder pe care îl știe doar ea sau de întrebarea dacă o informație importantă a rămas într-un e-mail.
Se schimbă și relația cu angajatul. „Câte zile de concediu mai am? Mi s-a aprobat cererea? Cum mi-au fost înregistrate orele?” În multe companii, întrebările acestea ajung la HR sau la manageri, deși oamenii ar putea avea acces direct la propriile informații.
„Un angajat care are acces la datele lui înțelege că este foarte fain să poată să-și urmărească timpii de lucru și să-și gestioneze zilele de concediu. Iar managerul înțelege destul de repede că, dându-le acces la informația respectivă, scapă de foarte multe bătăi de cap, întrebări, conflicte și neînțelegeri.”
Pentru companiile care încă lucrează pe hârtie, tehnologia poate fi partea ușoară. Greul vine din schimbarea obiceiurilor. De aceea, spune István, implementarea trebuie făcută gradual. O companie poate începe cu pontajul și concediile, apoi poate adăuga documente, evaluări și alte procese, pe măsură ce se familiarizează cu mecanismele de lucru.
Dacă 30-40% din muncă dispare, ce pui în loc?
„Cel mai mult ne bucurăm atunci când sunăm persoana de HR după o lună și jumătate și zice: «Vai de mine, am atâta timp la dispoziție, nici nu știu ce să fac mai repede».” Pentru un om de HR epuizat de tabele, cifra poate suna ca o eliberare. Pentru altul, ca o amenințare. Depinde ce conține acel 30-40%.
„Pentru cineva care își dorește să aducă valoare prin rolul lui, faptul că nu mai pierde timpul lucrând în Exceluri și mutând ore dintr-un tabel în altul poate fi o chestie foarte faină. Pentru cineva care și-a dorit un job de secretariat și a vrut să mute ore dintr-un Excel în altul, clar apare întrebarea: acum ce?”
Timpul recuperat poate merge spre onboarding, evaluarea performanței, obiective, cultură organizațională, comunitate și discuții cu oamenii. Toate acele lucruri despre care organizațiile spun că sunt importante și pe care HR-ul le amână adesea pentru că trebuie să închidă pontajul.
„Scăpăm persoana de HR de povara pontajului, a concediilor, a programelor de lucru și are timp să înceapă să-și facă o schemă faină de evaluare a performanței, să construiască obiective, să petreacă mai mult timp cu partea de comunitate și cultură organizațională decât atenționând angajații că iar n-au semnat în condică.”
Rămâne însă o întrebare pe care nicio tehnologie nu o rezolvă: cine primește timpul economisit? Omul de HR, care îl poate investi într-o muncă mai valoroasă, sau compania, care va umple imediat spațiul cu alte sarcini? István spune că Papervee vede AI-ul ca pe un factor de multiplicare și că, în propria companie, folosirea lui a crescut capacitatea echipelor: „Nu a dus la departamente mai mici. Dimpotrivă, a dus la o eficientizare a muncii care ne permite să avem mai multe resurse și să creștem departamentele.”
Nu toate organizațiile vor alege la fel. Unele vor folosi fiecare oră economisită ca să scoată mai multă muncă din aceiași oameni, pe același program și în aceiași bani. Altele o vor investi în proiecte pe care nu aveau timp să le înceapă. Diferența dintre cele două se va vedea în foarte scurt timp.
Pentru omul de HR, așteptarea pasivă pare însă o strategie riscantă. Dacă tehnologia îți eliberează o treime din zi, devine foarte important să știi ce să faci cu timpul acela.
Până aici vorbim despre un sistem care organizează mai bine munca și scoate din ziua de HR o parte din administrație. Următorul pas merge mai departe: din august, Papervee vrea ca agenții AI să înceapă să observe singuri unde apar problemele și să rezolve o parte dintre ele înainte să mai ajungă pe masa omului de HR.
Din august, AI-ul începe să caute singur problemele
Astăzi, într-un sistem precum Papervee, munca administrativă este împărțită între cei care au informația. Angajatul își face pontajul sau trimite o cerere, managerul direct verifică ce ține de oamenii lui, iar HR-ul primește datele centralizat. „Dacă oamenii sunt consecvenți și atenți, persoana de HR face doar o verificare la final de lună, dă un export și îl trimite la salarizare.”
Dar nu putem avea așteptarea ca toate să se desfășoare ideal. Oamenii mai uită însă să se ponteze, nu înregistrează poate la timp un concediu medical, iar managerii uită uneori să aprobe câte o cerere. Aici intră în scenă agenții Papervee AI, ce au fost lansați chiar acum, la început de august. Primele două zone sunt pontajele și concediile, acolo unde există reguli suficient de clare încât o parte dintre verificări și decizii să poată fi automatizate.
Agentul de pontaj va urmări timpii de repaus și tiparele de lucru. Dacă observă o posibilă încălcare, poate avertiza managerul și explica problema. Dacă cineva care lucrează de obicei de la 9 la 17 începe brusc să apară la 12, apoi la 11, sistemul poate semnala abaterea și poate întreba dacă este totul în regulă. Sistemul poate atenționa și angajatul că a uitat să se ponteze. Iar în cazul regulilor legate de timpul de muncă și repaus, poate explica de ce o anumită situație ridică o problemă, astfel încât un șef de echipă să nu primească doar o alertă pe care nu știe cum s-o interpreteze.
Câștigul este simplu: eroarea apare și este verificată când încă există context, în loc să fie descoperită după trei săptămâni, când cineva încearcă să reconstruiască retrospectiv ce s-a întâmplat.
Agentul de concedii va lucra pe baza regulamentului intern. Dacă o companie stabilește că o cerere trebuie depusă cu două săptămâni înainte, că două persoane din același departament nu pot lipsi simultan și că trebuie mereu desemnat un înlocuitor, sistemul poate verifica aceste condiții și aproba automat cererea.
Dacă o regulă nu este respectată, îi explică angajatului problema. Iar dacă există o urgență sau o excepție, omul poate cere intervenția managerului: „Managerul primește toată situația: omul a depus cererea, aceasta este regula pe care nu a respectat-o, aceasta este explicația lui și poate lua decizia finală.”
AI-ul gestionează rapid cazurile clare, dar excepția ajunge mereu la un om, cu tot contextul. Viața oamenilor nu încape întotdeauna într-un regulament intern și nici n-ar trebui s-o înghesuim acolo.
De ce nu faci asta direct cu Copilot sau ChatGPT?
O altă componentă Papervee AI le va permite oamenilor de HR să lucreze direct cu datele deja existente în companie. În loc să exporte tabele, să construiască formule și să pregătească manual rapoarte, vor putea cere analize direct în platformă. Un exemplu simplu dat de István este diferența de remunerare dintre femei și bărbați.
„Să zicem că nu știu cum să calculez gender pay gap-ul, nu știu exact ce înseamnă, dar știu că este important. Îi pot cere agentului AI să-mi explice indicatorul și să creeze un raport adaptat la situația companiei mele. AI-ul lucrează cu datele interne din Papervee, generează raportul și poate propune inclusiv pași de redresare”.
Dar aici poate apărea firesc întrebarea: de ce n-ai încărca pur și simplu un Excel în ChatGPT, Copilot sau Claude? Diferența nu stă doar în răspunsul pe care îl primești, ci în felul în care ajungi la el și în mediul în care lucrezi cu datele. În Papervee, AI-ul nu este gândit ca un browser de informații despre HR, ci ca o interfață către datele pe care compania le are deja, într-un mediu controlat. Poate genera grafice, documente și rapoarte fără ca omul de HR să exporte manual fișiere, să mute informații dintr-un loc în altul sau să expună date sensibile într-un instrument extern. Serverele folosite sunt amplasate în Frankfurt, iar acțiunile AI pot fi înregistrate, urmărite și revocate. Diferența devine importantă mai ales într-o perioadă în care multe companii încurajează folosirea AI la job, dar nu au încă reguli interne clare despre ce date pot fi introduse într-un model extern, cine verifică rezultatul și cine răspunde dacă apare o eroare.
Papervee pregătește și un conector MCP, prin care companiile vor putea conecta modele precum Copilot, GPT sau Claude la datele lor din platformă, într-un mod controlat. Un om de HR ar putea, de exemplu, să întrebe dacă satisfacția angajaților se reflectă în prezența la birou sau dacă un nou pachet de beneficii schimbă anumite tipare, fără să exporte manual fișiere și să le mute dintr-un sistem în altul.
„Când vine vorba despre AI în HR, siguranța datelor nu este opțională. Vorbim despre informații sensibile despre oameni, iar folosirea lor în instrumente externe, fără politici clare, fără verificarea termenilor și fără control asupra traseului datelor, poate crea riscuri reale pentru companie și pentru angajați”, spune István.
Orice companie care introduce AI în HR ar trebui să știe unde ajung datele angajaților, cine are acces la ele, dacă sunt folosite pentru antrenarea modelelor, dacă informația unui client poate influența răspunsurile oferite altuia și ce se întâmplă cu datele după încetarea contractului.
Cât control suntem pregătiți să dăm AI-ului în procesele HR?
Papervee are și un modul de recrutare, iar compania ar putea introduce AI și acolo, însă tocmai recrutarea este una dintre zonele în care echipa nu vrea să transfere decizia către sistem:
„Ne dorim ca AI-ul să ajute oamenii să lucreze mai bine, nu să le înlocuiască judecata. Poate organiza informații, poate sumariza CV-uri, poate reduce timpul pierdut în pași administrativi, dar nu vrem să transformăm selecția candidaților într-un scor automat. Acolo există risc de bias și riscăm să pierdem tocmai candidații atipici, care pot fi foarte valoroși.”
Un tool dotat cu inteligență artificială poate sumariza CV-uri și scoate în evidență informații care îl ajută pe recruiter să lucreze mai repede. Verdictul despre candidat rămâne însă la om: „Un CV nu spune niciodată toată povestea unui om. De aceea, într-un proces de recrutare, AI-ul poate sprijini recruiterul, dar decizia trebuie să rămână la oameni.”
Aceeași reținere apare în cazul salariilor și evoluției profesionale:
„Sunt convins că încă mai există business owneri care ar vrea să poată spune: «AI, planifică-mi tu creșterile salariale». E tentant să folosim AI peste tot, tocmai pentru că poate ajuta foarte mult. Dar în zona salariilor, promovărilor sau evoluției profesionale avem în continuare nevoie de decizie umană, de contextul echipei și de discuția directă cu omul afectat de decizie. În astfel de situații, creativitatea, empatia și responsabilitatea umană contează enorm.”
Agenții pot primi mai multă autonomie în procese construite din calcule, reguli și legislație. Cu cât crește subiectivitatea și impactul asupra vieții unui om, cu atât trebuie să crească și responsabilitatea celui care ia decizia.
Unul dintre următorii agenți AI planificați de Papervee vizează turele de lucru. Pentru multe companii, planificarea lor consumă enorm de mult timp. Trebuie luate în calcul necesarul de oameni, orele deja lucrate, repausul, orele suplimentare, disponibilitatea și o distribuție cât mai echitabilă.
„Planificarea turelor este, în mare parte, o problemă matematică: câte ore lucrează fiecare om, cum respecți repausul, cum eviți orele suplimentare și cum asiguri acoperirea necesară. AI-ul poate face aceste calcule, poate propune o împărțire și poate reduce o sarcină care consumă, altfel, foarte mult timp.”
Calculul poate fi automatizat. Rezultatul trebuie verificat, desigur, pentru că dacă un angajat are o situație specială pe care datele nu o spun, tot un om trebuie să o înțeleagă.
Poți automatiza munca, nu și responsabilitatea
Respectarea legii nu poate fi impusă complet de un sistem. Papervee poate avertiza un manager că un angajat nu și-a respectat timpul de repaus, însă responsabilitatea efectivă rămâne la om: managerul poate interveni sau poate ignora avertismentul.
„Papervee are la bază normele legale și susține companiile să rămână în conformitate, dar orice soft trebuie să vină la pachet și cu responsabilitate umană. Sistemul poate avertiza, poate explica și poate semnala riscuri, însă oamenii din HR și managerii rămân cei care verifică, intervin și se asigură că regulile sunt respectate.”
Aceeași responsabilitate apare și în zona datelor. Cu cât digitalizezi mai mult, cu atât lucrezi cu mai multe informații despre program, prezență, absențe și tipare organizaționale.
„Cu cât centralizezi mai multe date despre procesele de HR, cu atât devine mai important să existe reguli clare despre cine le poate vedea, în ce scop sunt folosite și ce decizii pot influența. Tehnologia trebuie să vină la pachet cu trasabilitate, limite și politici interne clare.”
Furnizorii au responsabilitatea de a construi limite acolo unde tehnologia poate facilita abuzuri. Companiile care cumpără astfel de produse trebuie să stabilească ce date colectează, cine le poate vedea, ce decizii poate influența sistemul, dacă omul afectat poate contesta și cine răspunde când AI-ul greșește. „Da, orice sistem poate da erori. De aceea contează câtă autonomie îi dai, ce informații primește, cine-l ghidează și cine verifică rezultatele înainte ca ele să producă efecte asupra oamenilor.”
Un produs bun poate oferi avertismente, explicații și limite, și poate elibera timp pe care să-l reinvestești mai inteligent. Ce nu poate face însă este să înlocuiască discernământul organizației și al oamenilor care decid pentru ea.
Peste trei ani, multe dintre lucrurile pe care le facem astăzi vor arăta ridicol
Pontajul și verificarea lui, colectarea datelor pentru salarizare, concediile, programele de lucru, contractele, actele adiționale și adeverințele – István se așteaptă ca o mare parte din aceste procese să ajungă automatizate în următorii ani.
„Văd că majoritatea fluxurilor de bază pe care acum le rezolvi să nu trebuiască să fie făcute deloc manual, ci oamenii să ia doar deciziile legate de ele. Toată partea de verificări, ajustări și colectare a datelor se poate face automatizat. La fel, gestiunea concediilor, crearea programelor de lucru, întocmirea documentației pentru angajați.”
Omul va continua să verifice, să judece excepții, să corecteze greșeli și să răspundă pentru deciziile care afectează oameni. Munca administrativă începe însă să piardă teren: „Tot ceea ce înseamnă factual, legislativ și matematic o să dispară din ziua de muncă a persoanei de HR. O să fie mult mai multă muncă umană, ceea ce aș zice că este poate cel mai mare beneficiu.”
Poate fi o veste foarte bună pentru meseria de HR, cu o condiție: să fii pregătit pentru ea. De îndată ce sistemul poate verifica pontajul, calcula turele, genera documentele, detecta abaterile și pregăti raportul, faptul că tu știi unde este Excelul nu te mai face indispensabil. Valoarea ta se mută în felul în care înțelegi oamenii, construiești procese bune, iei decizii dificile, creezi încredere și vezi o problemă pe care cifrele nu o pot explica singure.
Tehnologia vine după munca pe care o poate calcula. Ce rămâne pentru tine este partea pe care trebuie să știi s-o gândești.
*Articol susținut de PaperVee
