La prima vedere, problema pare a fi faptul că angajații nu lucrează cu adevărat, ci practică prezenteismul, arată un studiu recent realizat de Atlassian la care au participat peste 5.000 de angajați și directori din SUA, Australia, India, Germania și Franța.
Cu alte cuvinte, se prefac că muncesc, mimând productivitatea, pentru ca managerii să nu creadă că sunt leneși. Angajații care lucrează în domeniul cunoașterii petrec mult timp planificând munca și vorbind despre ea, iar acest lucru îi împiedică să înainteze în îndeplinirea sarcinilor reale.
În esență, rădăcina problemei e mai complexă de-atât. Ne aflăm într-un sistem de lucru care, în mod neintenționat, ne fură atenția, ne pune bețe în roate, împiedicându-ne să fim eficienți, spun experții. 93% dintre directorii din Fortune 500 sunt de părere că echipele lor ar putea face aceeași muncă în jumătate din timpul de care au nevoie în prezent. Aceasta înseamnă 25 de miliarde de ore irosite în fiecare an, echivalentul a patru ore într-o zi de lucru.
Ce ne ține pe loc la locul de muncă?
1. Obiectivele contradictorii
64% dintre angajați susțin că echipa lor este constant trasă în prea multe direcții, iar 70% spun că ar fi mai ușor să progreseze dacă ar avea obiective mai puține și mai specifice. Confuzia, indecizia și divergențele sunt doar câteva dintre consecințele direcțiilor sau obiectivelor care se exclud reciproc.
Știi acel moment când organizația vrea să maximizeze profitul și să reducă costurile în același timp? Dar nici nu-i nevoie să fie atât de opuse direcțiile, e suficient să fie neclare.
2. Ședințele dese și inutile
Pentru 65% dintre angajații din domeniul cunoașterii este mai important să răspundă rapid la mesaje decât să facă muncească. În unele organizații, oamenii petrec cu 50% mai mult timp stând în ședințe inutile, irosind timpul pe care-l considerăm cu toții atât de prețios.
3. Lipsa comunicării și colaborării
55% dintre angajați au dificultăți în a găsi informațiile de care au nevoie și 56% spun că echipele din cadrul companiei lor planifică și analizează munca în moduri diferite, iar asta îngreunează colaborarea.
4. Lipsa ghidajului în utilizarea inteligenței artificiale
63% dintre angajați și 79% dintre directori sunt de acord că AI este importantă, dar nu înțeleg cum să o utilizeze în activitatea lor zilnică.
Pe lângă aceste piedici identificate de către Atlassian, mai sunt și altele, la fel de frecvente:
- Multitaskingul
Implică schimbarea frecventă a atenției între diferite activități. Oricât de mult am privi multitaskingul ca pe o superputere, doar ne fragmentează atenția, reducând capacitatea de concentrare pe o singură sarcină. Când atenția este distribuită în mai multe părți, calitatea muncii și productivitatea scad, iar riscul de a face greșeli crește. Deși credem că făcând mai multe lucruri simultan suntem mai eficienți, acest obicei vine la pachet cu stres, anxietate și epuizare.
- Micromanagementul
Cred că nici nu mai e nevoie să-ți spun de ce l-am amintit aici, nu-i așa? Totuși, voi sublinia faptul că micromanagementul diminuează autonomia și încrederea angajaților, iar asta duce la scăderea motivației și a creativității. Managerii care se implică excesiv în fiecare mărunțiș împiedică oamenii să ia decizii și să își dezvolte abilitățile. Cel mai probabil ai avut și tu de-a face cu un astfel de șef și știi câtă frustrare și demoralizare poate produce comportamentul lui.
- Emailurile irelevante
Suprasolicită comunicarea, creează confuzie și întârzieri în luarea deciziilor. Mesajele neclare, prea lungi sau trimise prea des generează o avalanșă de informații, care îngreunează identificarea și prioritizarea sarcinilor cu adevărat importante. Și deși suntem bombardați cu astfel de emailuri, tot ne mai mirăm la finalul zilei unde s-au evaporat orele.
- Dezorganizarea
Improvizatul la nesfârșit nu funcționează. Lipsa planificării face dificilă coordonarea eforturilor echipei, irosind timp și resurse. Într-un loc de muncă de felul ăsta este normal ca oamenii să se simtă frustrați, demotivați ori cu moralul la pământ. Cu cât o echipă este mai dezorganizată cu atât va fi mai ocupată să-și rezolve problemele și neclaritățile interne.
- Lipsa delegării
Ești manager și te supraîncarci cu sarcini pentru că ai reticențe în a delega? Ești angajat și refuzi să ceri ajutorul colegilor tăi, dar preferi să te îngropi în muncă? Învață să lucrezi inteligent, nu mult. Lipsa delegării pune bețe în roate în utilizarea eficientă a resurselor și abilităților. Pe lângă asta, duce la aglomerarea sarcinilor de rutină sau a celor administrative. Distribuirea corectă a muncii va spori eficiența și va îmbunătăți rezultatele finale.
- Distragerile din mediul online
„Intru 10 minute pe Instagram și mă întorc la treabă”. De câte ori ți-ai spus asta și ai tresărit speriat/ă după o oră de scrolling? Având în vedere că primim continuu notificări, mesaje și informații, este ușor și tentant să te pierzi în lumea virtuală. Dar aceste obiceiuri sunt mult mai dăunătoare decât conștientizăm: scad calitatea muncii, creează dependențe care ne afectează concentrarea și performanța, înlocuind prioritățile și obiectivele principale cu activități inutile.
Echipele de succes reinventează modul în care lucrează.
În echipele remarcabile, fundamentul necesar colaborării pornește de la dedicarea timpului îmbunătățirii proceselor, practicilor și instrumentelor pe care le utilizează. Cele mai bune echipe își alocă timp pentru a răspunde la următoarele trei întrebări:
1. Lucrăm la ceea ce trebuie?
Concentrează-te pe activitățile care au cel mai mare impact pe termen lung, în detrimentul celor pe termen scurt. Echipele care au în vedere un termen mai lung atunci când implementează procese sunt de 4,6 ori mai eficiente și mai productive și au o capacitate de adaptare de 4,7 ori mai bună.
Cum te concentrezi pe lucrurile importante:
- Stabilește obiective clare: Echipele demne de urmat investesc efort și resurse în activități aliniate cu obiectivele lor definite SMART (Specifice, Măsurabile, Accesibile, Relevante și încadrate în Timp). Echipele cu obiective clare cu 18% mai multe șanse să fie eficiente și cu 20% să fie productive.
- Comunică onest și deschis obiectivele: Toți oamenii din organizație ar trebui să aibă transparență asupra obiectivelor și progresului. Astfel, eforturile vor fi aliniate, iar ambiguitățile privind contribuția fiecărei persoane vor putea fi evitate mai ușor.
- Construiește obiceiuri pentru clarificarea priorităților zilnice: Obiectivele mărețe și realizările deosebite necesită pași mici și consecvență. Echipele eficiente dezvoltă obiceiuri, procese și nu uită să se bucure de rezultatele intermediare. Pune accent pe prioritățile de zi cu zi deoarece ele adaugă un plus în atingerea obiectivelor stabilite și îndeplinirea acelui scop pentru care compania există.
2. Avem timp pentru a face progrese reale?
Echipele de top folosesc întâlnirile și ședințele în mod strategic și se concentrează la ceea ce este prioritar. Echipele care folosesc timpul deștept sunt de 1,6 ori mai puțin predispuse să se practice teatrul productivității și 1,6 ori mai probabil să planifice și să urmărească munca în mod consecvent în cadrul echipelor.
Cum te asiguri că înaintați în atingerea obiectivelor:
- Planifică: Echipele eficiente se organizează în funcție de priorități și lucrează pe baza unui calendar. La Atlassian, 68% dintre cei care și-au reorganizat și planificat munca au făcut mai multe progrese în prioritizarea activităților decât într-o săptămână obișnuită.
- Organizează ședințe eficiente: Câte dintre ședințele cu echipa sunt productive și în câte dintre ele cei care participă se simt implicați? Într-o echipă și o organizație sănătoase, oamenii nu participă la ședințe pentru că nu au de ales și nici nu fac cumpărături online în spatele camerei. Echipele performante folosesc ședințele pentru a comunica, a progresa, a rezolva probleme sau a depăși anumite dificultăți. Împreună. Aceste ședințe se pot numi într-adevăr valoroase, deoarece aduc rezultate tangibile, nu reprezintă doar niște întâlniri fără sens.
- Înlocuiește ședințele online cu emailuri sau videouri asincrone: Dacă vrei să transmiți niște informații echipei o poți face printr-un video sau printr-un email. Nu e nevoie ca de fiecare dată să-i implici pe ceilalți în timp real, iar oamenii au libertatea de a se pune la curent când le permite timpul, fără a-și întrerupe munca.
3. Sunt cunoștințele la îndemână și ușor de înțeles?
Echipele care împărtășesc și utilizează cunoștințele la întregul potențial progresează mai rapid. Când informația este accesibilă doar prin intermediul unor persoane cheie sau rămâne îngropată în fișiere la care nu are acces întreaga echipă, rezultatele se obțin greoi. Echipele care performează centralizează munca și cunoștințele creând acea “source of truth” pe care oamenii o pot accesa ușor.
Cum faci informațiile mai ușor de găsit și de înțeles:
- Verifică calitatea: Asigură-te că documentația și informațiile sunt concise, oferă ghidaj și răspunsuri clare la întrebările echipei tale.
- Utilizează inteligența artificială: Folosește inteligența artificială pentru a facilita accesul la cunoștințe. Instrumentele bazate pe AI pot extrage și rezuma rapid informațiile căutate, automatizând sarcinile administrative și simplificând procesul de găsire a informațiilor. Datele Atlassian arată că echipele care integrează AI în munca lor în mod regulat au de 1,8 ori mai multă claritate asupra obiectivelor, au de 2,2 ori mai multe șanse să facă informațiile mai ușor de găsit și sunt de 1,6 ori mai eficiente. Liderii care utilizează AI au cu 19% mai mult timp pentru oameni și cu 12% mai mult timp în fiecare zi pentru a se concentra pe prioritățile lor.
Cu ce mi-aș dori să rămâi după ce ai parcurs acest articol: este necesar să facem periodic o analiză onestă care să ne ajute să identificăm și să eliminăm timpii morți și obstacolele care pun frâne eficienței noastre. Iar îmbunătățirea colaborării, clarificarea obiectivelor și adoptarea tehnologiilor moderne nu sunt doar opțiuni sau eventuale posibilități, ci piloni esențiali pentru succesul oamenilor și, implicit, al organizațiilor.
***
Sursa imagine: Freepik.
***
Acest articol vă este oferit de DevNest, compania de software pasionată de oameni, idei și know-how digital. Pentru toți oamenii buni pasionați de tehnologie, DevNest înseamnă evoluție și dezvoltare: Creăm oportunități. Creștem o comunitate.
