Kaizen este un termen japonez care înseamnă „schimbare în bine” sau „îmbunătățire continuă”. Este o filozofie care pune accentul pe efectuarea de schimbări mici, progresive, pas cu pas, pentru a obține îmbunătățiri semnificative, grație consecvenței și nu unor schimbări majore sau radicale, punctuale.
La locul de muncă, Kaizen presupune analizarea și îmbunătățirea continuă a proceselor și a operațiunilor, pentru a obține rezultate mai bune. În plus, nu se limitează doar la procese, ci e o strategie de îmbunătățire a performanței, a interacțiunii dintre angajați și manageri și a eficienței.
Companiile care se ghidează după filosofia Kaizen își încurajează angajații să fie proactivi în găsirea de noi modalități de îmbunătățire a mediului și proceselor de lucru și le oferă spațiu de exprimare, sprijinind colaborarea și comunicarea între echipe și departamente. Este o abordare pe termen lung care are în vizor creșterea durabilă, în detrimentul câștigurilor pe termen scurt.
Cum a apărut conceptul și unde-și are rădăcinile?
Originea conceptului Kaizen este strâns legată de perioada postbelică în Japonia, în special de eforturile de reconstrucție și modernizare a economiei japoneze după Al Doilea Război Mondial. În această perioadă, Japonia a adoptat și adaptat diverse metode de management și tehnici de producție pentru a crește eficiența și calitatea. Un factor semnificativ în dezvoltarea filosofiei Kaizen a fost inspirația oferită de metodele de management americane.
Toyota este un exemplu de implementare al acestui concept. Sistemul de producție Toyota se bazează pe principiile kaizen și include tehnici precum Just-In-Time (JIT) și jidoka (automatizare cu intervenția omului). Aceste practici au contribuit la crearea unui mediu de lucru în care angajații sunt încurajați să identifice și să implementeze îmbunătățiri continue în procesele lor de muncă.
Părintele Kaizenului este considerat Masaaki Imai, consultant în management și autor care a popularizat conceptul în afara Japoniei prin scrierile și activitatea sa de consultanță. Totuși, conceptul în sine este rezultatul unui efort colectiv, care include un amestec de filosofie tradițională japoneză și tehnici moderne de management occidental.
Cum aplicăm filosofia kaizen în organizații?
Kaizen începe odată ce recunoaștem că există o problemă, dar există variante de a o rezolva. Odată ce recunoaștem problema, putem acționa. Un proces Kaizen cuprinde următorii pași:
- Identifică o problemă sau o oportunitate
- Analizează procesul actual
- Dezvoltă sau identifică o soluție potrivită
- Implementează soluția
- Studiază rezultatele și ajustează ceea ce nu funcționează
- Standardizează soluția
- Repetă procesul
Sursa: Twi-institute
Pentru ca procesul kaizen să aibă succes e necesar să răspundem la câteva întrebări cheie:
Care este cauza principală a problemei?
Dacă o cultură rezistentă la schimbare este de nedorit, atunci investirea resurselor și a efortului în rezolvarea problemei greșite este și mai păguboasă. Liderii și managerii ar trebui să-și verifice presupunerile cu privire la ceea ce (sau cine) cred ei că este greșit și să analizeze problema pe toate părțile.
Comunică onest și deschis cu angajații și fii atent la modul de lucru. Amintește-ți să nu critici, să nu cauți nod în papură și să nu arăți cu degetul; în schimb, ia-ți timp să observi lucrurile la firul ierbii.
Cum putem aborda cauzele problemei?
Una dintre cele mai simple tehnici de rezolvare a problemelor este analiza celor 5 De Ce (adresarea întrebării „De ce?” de cinci ori – sau de câte ori este necesar – pentru a ajunge la rădăcina problemei). Metoda poate fi eficientă în găsirea unor soluții care să prevină repetarea problemei.
Pe baza sugestiilor practice din partea angajaților și a informațiilor de la locul de muncă, managerii pot aduce schimbări valoroase, care se aliniază obiectivelor și personalității organizației, cu costuri minimale.
Schimbările sunt efectuate consecvent, de către toată lumea și în toate ariile?
Liderii își arată implicarea și interesul față de îmbunătățirea continuă atunci când iau măsuri cu privire la micile schimbări și continuă cu cele care au impact pe termen lung.
Pune în practică ceea ce spui, începând cu modul în care faci tu lucrurile. Kaizen este pentru toată lumea – iar asta înseamnă că poate fi folosit atât de membrii echipei, cât și de lideri – și ar trebui să se întâmple peste tot, de la fabrici, la unități de producție, la departamente de cercetare și dezvoltare, marketing, management, HR etc.
Ce impact au eforturile noastre de îmbunătățire continuă?
Oamenii tind să renunțe la punerea în aplicare a conceptului kaizen deoarece nu văd instantaneu schimbarea pe care acțiunile lor o produc în companie. Raportul A3 sau 8D sunt documente ideale de împărtășit cu angajații, deoarece monitorizează performanța, măsoară eficiența schimbărilor implementate și comunică eficient impactul inițiativelor kaizen.
Ca regulă generală, îmbunătățirea continuă realizată corect duce la rezultate pozitive, de durată, care adaugă valoare sustenabilă întregii organizații. Ține cont de soluțiile cu cel mai mare impact pentru a ști care sunt acțiunile pe care compania trebuie să le sisteze, înceapă sau continue.
Cum altfel putem continua să ne îmbunătățim?
Îmbunătățirea continuă nu este marcată de perfecționism, ci de o dorință de creștere și de a face lucrurile mai bine. Atingerea a 50% din obiectivele de îmbunătățire este, de asemenea, o reușită; sărbătorește victoria, dar nu-ți pierde dorința de îmbunătățire (măcar acel 1% better every day).
Fii proactiv în rezolvarea problemelor – kaizen este un proces care nu se oprește niciodată.
Cum poate fi implementat Kaizen la job?
Implementarea filosofiei kaizen la locul de muncă poate fi realizată prin diverse metode, fiecare având un rol esențial în procesul de îmbunătățire continuă. Dintre acestea, evenimentul Kaizen, plimbările Gemba și metodologia 5S sunt instrumente fundamentale.
Evenimentul Kaizen
Un eveniment kaizen (kaizen blitz sau kaizen burst) este o activitate intensă care durează de obicei câteva zile, care are scopul de a identifica și de a aduce îmbunătățiri semnificative într-un proces sau într-o zonă specifică. Un fel de sprint, dacă vrei. Evenimentul implică o echipă multidisciplinară care lucrează împreună pentru a analiza, dezvolta și implementa soluții rapide și eficiente.
De exemplu, un eveniment Kaizen ar putea fi organizat pentru a îmbunătăți procesul de integrare al noilor angajați. Echipa ar putea identifica zone de îmbunătățire, cum ar fi simplificarea procesului sau oferirea unei forme mai profunde de formare, și ar putea face mici schimbări pentru a-și atinge obiectivul.
Pași:
- Planificare: Definirea obiectivelor evenimentului, selecția echipei și pregătirea logistică.
- Analiza procesului curent: Maparea procesului existent, identificarea problemelor și a cauzelor.
- Generarea de idei de îmbunătățire: Brainstorming și utilizarea tehnicilor de rezolvare a problemelor pentru a dezvolta soluții potențiale.
- Selecție și testare: Evaluarea și selecția celor mai bune soluții, urmată de testarea acestora la scară mică.
- Implementare: Punerea în practică a soluțiilor selectate și monitorizarea rezultatelor.
- Evaluare și standardizare: Analizarea eficienței soluțiilor implementate, ajustarea acestora dacă este necesar și documentarea pentru standardizare.
- Raportarea rezultatelor și recunoașterea contribuțiilor echipei.
Plimbările Gemba (gemba walks)
Reprezintă o practică esențială în metodologia kaizen și în alte sisteme de management lean, care implică mersul la locul acțiunii (gemba) pentru a observa direct procesele de lucru, a înțelege activitățile, a interacționa cu angajații și a identifica oportunități de îmbunătățire. Termenul „gemba” provine din japoneză și înseamnă „locul real” sau „locul unde se întâmplă acțiunea”.
De exemplu, un manager ar putea efectua o plimbare „gemba” pentru a observa activitatea desfășurată de angajați. Acest lucru ar putea ajuta la identificarea zonelor ce se cer îmbunătățite, cum ar fi ineficiența sau problemele de siguranță, și la implicarea angajaților în acest proces.
Pași:
- Determină scopul și obiectivele plimbării și stabilește zonele sau procesele specifice pe care le vei analiza.
- Observă direct procesele și activitățile, fără a emite judecăți sau a avea intervenții imediate, ci doar notând observațiile.
- Discută cu angajații pentru a înțelege mai bine dificultățile și problemele pe care le întâmpină. Întreabă-i ce sugestii de îmbunătățire au.
- Analizează observațiile și discuțiile pentru a identifica cauzele fundamentale ale problemelor. Evaluează oportunitățile de îmbunătățire.
- Dezvoltă și pune la cale planuri de acțiune pentru a aborda problemele identificate. Monitorizează progresul și adaptează strategia, dacă este necesar.
Metodologia 5S
Este un sistem de organizare și gestionare a locului de muncă care se concentrează pe eficiența și eliminarea risipei prin menținerea unui spațiu de lucru ordonat și curat. Cele cinci componente ale metodologiei 5S sunt: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu și Shitsuke.
Pași:
- Seiri (Sortare): Separă și elimină obiectele inutile din spațiul de lucru. Păstrează doar ceea ce ai nevoie pentru realizarea activităților zilnice.
- Seiton (Așezare în ordine): Organizează și aranjează obiectele astfel încât să-ți fie la îndemână.
- Seiso (Curățenie): Menține spațiul de lucru curat.
- Seiketsu (Standardizare): Stabilește și menține standardele pentru procesele de sortare, așezare în ordine și curățenie.
- Shitsuke (Disciplină/Susținere): Instruiește angajații pentru a menține disciplina și a îmbunătăți constant procesele.
Implementarea acestei filosofii implică analizarea și îmbunătățirea continuă a proceselor și operațiunilor pentru a obține rezultate mai bune. Având o mentalitate deschisă la identificarea lucrurilor care pot fi îmbunătățite, efectuarea schimbărilor mici și progresive, măsurarea rezultatelor și repetarea procesului, poți obține o creștere durabilă, pe termen lung.
Beneficiile Kaizen la locul de muncă
Implementarea Kaizen la locul de muncă are mai multe beneficii:
- Îmbunătățirea eficienței: prin analizarea și îmbunătățirea proceselor, poți elimina pașii ineficienți, economisind timp și resurse.
- Creșterea productivității: îmbunătățind modul de lucru, poți crește productivitatea și randamentul.
- Reducerea risipei: printr-un proces continuu de identificare și eliminare a activităților care nu aduc niciun plus de valoare sau îngreunează mersul lucrurilor.
- Încurajarea implicării angajaților: kaizen presupune aportul angajaților de la orice nivel – de la operațional până la management – ceea ce poate crește nivelul de implicare al acestora.
- Promovarea unei culturi a îmbunătățirii continue: kaizen încurajează o cultură a inovării și a îmbunătățirii continue, ceea ce generează noi idei și abordări și, implicit, un avantaj competitiv pe termen lung.
În final, trebuie să recunoaștem că schimbările mari și rapide sunt rare și, de obicei, se sting la fel de repede cum au apărut. Aici intervine conceptul kaizen, care ne învață că micile îmbunătățiri, făcute consecvent, pot aduce rezultate însemnate pe termen lung.
Gândește-te la Kaizen ca la un stil de viață, un mod de a lucra mai inteligent, nu neapărat mai mult. Fiecare dintre noi poate contribui la un mediu de lucru mai bun dacă acordă mai multă atenție la activitățile de zi cu zi. Nu uita, e vorba de pași mici pentru rezultate mari.
Idei valoroase pentru organizații sănătoase
Podcastul Make it Work este susținut de MedLife, cea mai mare rețea de servicii medicale private din România.
MedLife ştie că afacerile sănătoase cresc cu oameni sănătoşi, fiind unul dintre cei mai mari furnizori de sănătate pentru companiile și angajații din România. Un partener de încredere, care are capacitatea de a oferi oricând soluţii personalizate, adaptate nevoilor fiecărui business şi fiecărei echipe în parte.
Indiferent de specialitate, la MedLife găsești mii de medici buni, a căror expertiză este completată de cele mai avansate tehnologii din domeniul medical și o infrastructură modernă, la nivel naţional.
Împreună ne propunem să vă oferim idei şi informaţii care să vă inspire să dezvoltaţi proiecte ambiţioase alături de echipe sănătoase.
